Die korrekte Vorgehensweise ist:
- Aktuelle Belagsliste mitnehmen, derzeit Nummer 28B
- Wenn es sich um eine nicht zugelassene Variante eines ansonsten zugelassenen Belags handelt, wäre es eine gute Idee, sich das Bild der zugelassenen Prägung hier mitzunehmen.
- Den Spieler vor Spielbeginn um seinen Schläger bitten.
- Anhand der mitgebrachten Materialien überprüfen, ob der Belag tatsächlich nicht zugelassen ist. Hierzu finden sich auf der ersten Seite der Belagsliste auch einige kurze Erklärungen.
- Den Spieler darüber informieren, dass sein Belag nicht zugelassen ist, und ihn bitten den Schläger zu wechseln.
- Kommt der Spieler dem nicht nach, muss der Mannschaftsführer (derjenige, der bei "Mannschaftsführer" auf dem Spielbericht eingetragen ist) sofort Protest einlegen. Dazu kreuzt er das entsprechende Feld auf dem Spielbericht an und beschreibt den Vorgang kurz z.B. auf der Rückseite des Berichts oder auf einem separaten Blatt. Zum Schluss unterschreibt er das ganze, am besten mit Uhrzeit.
- Man sollte nun "Beweise sichern", Fotos wären z.B. eine gute Idee.
- Danach wird in der Abwicklung des Mannschaftskampfes fortgefahren; der Spieler spielt jetzt also sein erstes Spiel (Doppel) mit dem beanstandeten Schläger.
- Schritte 3-7 werden vor jedem Spiel des Spielers wiederholt.
- Es wird so lange weitergespielt, bis entweder alle zum System gehörenden Spiele ausgetragen sind oder auch ohne Berücksichtigung der Spiele unter Protest eine Mannschaft den Siegpunkt erreicht.
- Zum Protestvermerk während des Spiels kann man noch eine ausführliche Begründung nachreichen, ist aber bei eindeutigen Fällen nicht unbedingt nötig.
- Soweit bis hierhin alles richtig lief, sollte der Klassenleiter die betreffenden Spiele umwerten. Tut er das nicht sind weitere Schritte erforderlich.
Noch einige allgemeine Hinweise: Dass man sich mit solchen Aktionen u.U. unbeliebt macht und daher die Mannschaft geschlossen hinter einem stehen sollte, ist dir ja bereits klar.
Die oben beschrieben Vorgehensweise müsste eigentlich bundesweit einheitlich sein. Möglicherweise regelt dein Landesverband aber Näheres.
Einige Verbände erheben eine Protestgebühr.
Außerdem ist es möglich einen geprüften OSR zu bestellen. Der kann dann auch vor Ort eine endgültige Entscheidung zur Zulässigkeit des Materials treffen.