Szenario 1:
Der Vorstand entscheidet und hat immer recht!
Es gibt Ämter, die zu besetzen sind. Wenn jemand ein Amt hat, ist noch nicht geklärt, welche Aufgaben damit zusammenhängen und ob ich jetzt Aufgaben oder (nur) einen Titel habe? Ob ich Macher*in, Fleißbienchen oder Sonnenkönig*in bin?
Im Zweifelsfall weiß der Vorsitzende mit seiner großen Erfahrung sowieso, was möglich ist und was nicht - und entscheidet.
Wenige machen fast alles. Wenn jemand Neues kommt, wird ihm erstmal erklärt, wie die Hackordnung funktioniert.
Bei einer ritualisierten Veranstaltung wird beklagt, dass es viel zu wenig Unterstützung gibt - der Vorsitz/ Vorstand macht weiter - und bekommt von allen Anwesenden (die überhaupt da sind, vorher zu Boden geschaut haben) einen Klaps auf den Rücken und ein "Danke" oder "Toll, dass Du Dich so reinhängst".
Bei anderen gibt es eher Unverständnis, denn sie bezahlen ja schließlich Beitrag und der Verein soll froh sein, dass sie für ihn spielen. Da könnte sich der Vorstand ruhig noch ein wenig mehr bemühen, damit ich nicht irgendwann den Verein wechsele.
Der Vorstand entscheidet und hat immer recht! Traditionen werden auf Teufel komm raus gepflegt und weiter gelebt (auch wenn der Vorsitzende diese als einziger noch vom Ursprung her kennt). Nichts darf im Vereinsleben wegfallen. Mit jeder neuen Idee kommt wieder was dazu, was zusätzlich unter den (wenigen) Verantwortlichen aufgeteilt werden muss und Mehrbelastung bedeutet.
Es geht auf die neue Saison zu. Der Vorstand stellt die Teams auf, er ist ja schließlich dazu gewählt worden.
Der Vorstand trifft die Entscheidungen für den Nachwuchsbereich, er hat ja schließlich die größte Erfahrung.
Der Vorstand bewirbt sich als Ausrichter für eine Veranstaltung, um das (vielleicht klamme) Budget aufzubessern. Im Nachgang fordert er dafür Verantwortung der Mitglieder ein, die vorher nicht gefragt wurden - und beschwert sich über mangelnde Bereitschaft zum Helfen.
Zwischen den Jahren geht der Vorsitzende in Klausur mit sich selbst und überlegt, wie er den Verein verändert. Er ist schließlich gewählt und soll das für die anderen entscheiden. Die Ausgestaltung kann er sich dann noch ein halbes Jahr alleine und in Ruhe vor der Verkündung auf der jährlichen Sitzung überlegen.
Szenario 2:
Der Vorstand ist ein Team und Entscheidungen werden gemeinsam getroffen.
Je nach Entscheidung wird überlegt, ob und welche Einbeziehung der Mitglieder sinnvoll wäre. Transparenz und eine gute Kommunikationsstruktur hilft hier.
Die Ämter sind nachrangig (bestimmte Dinge müssen aber aus dem Amt heraus gemacht und entschieden werden), entscheidend sind die definierten Aufgaben. Diese sind nicht in Stein gemeißelt, allerdings muss man nach Pflichtaufgaben, wichtigen/ unwichtigen Aufgaben und Küraufgaben unterscheiden und entsprechend priorisieren, ohne die "schönen" Dinge jenseits der Pflicht zu vergessen.
Die Aufgaben werden allerdings nicht nur im Vorstand erledigt. Es wurden nach einem Freiwilligenmanagement-Konzept überschaubare Aufgabenpakete geschnürt und definiert. Am besten mit und von den Menschen, die diese Aufgaben ausfüllen. Im Gegensatz zu einem Wahlamt auf zwei Jahre ist die "Hutverantwortung" auf unbestimmte Zeit vergeben. Kürzer oder auch länger. Die/ Der Hutverantwortliche sucht selbst eine*n Nachfolger*in, wenn er/ sie die Aufgabe nicht weiter führen möchte. "Pakete" sind nicht für die Ewigkeit, d.h. hier können auch Dinge wegfallen (was schwer fallen kann), insbesondere wenn es neue Ideen gibt. Auch hier macht eine Unterscheidung nach Pflicht/ Wichtig/ Kür/ Unwichtig Sinn bei der Beurteilung, ob was wegfallen kann oder eben doch jemand Neues gesucht werden sollte.
Und jetzt das Entscheidende: Wie komme ich zu einem "Paket"? Wenn es einfach nur eine Liste mit Aufgaben gibt, dann ist das kaum anders als ein Amt (wenn auch mehr verteilt) und man bekommt es (wenn überhaupt) eher mit extrinsischer Motivation besetzt (von außen durch Druck, jammern, überreden). Doch wie schafft man das zu wenden in Richtung intrinsicher Motivation (von innen selbst)?
Es gibt soviele Talente unserer Mitglieder, die wir nicht kennen. Bei einem Kennenlerngespräch mit einem neuen Mitglied gilt es erstmal zuzuhören und mögliche Talente/ Interessen zu identifizieren, die auch für das Kollektiv interessant wären. Und das authetische Signal, dass dafür auch Raum und Eigeninitiative gewünscht ist und das auch unterstützt wird.
Das bedeutet aber auch eine Haltungsveränderung der Verantwortungsträger*innen. Wenn das nur eine Plattitude ist, dann bedeutet das "Raider heißt jetzt Twix und sonst ändert sich nix". So eine Haltungsänderung passiert nicht über Nacht und nicht per Knopfdruck. Man muss sich Zeit und Raum organisieren, um sich konzeptionell mit einem "Umdenken" auseianderzusetzen und muss im nächsten Schritt den Transfer auf die eigene Vereinssituation vollziehen. Und dann hat man noch nicht die Mitglieder im Boot.
In so einem Prozess kann eine Mitgliederbefragung helfen (Was schätzen sie? Was nervt sie? Welche Angebote wünsche sie sich? Wovon sollte man sich trennen? Was können sie beitragen?). Auch hier ist natürlich wichtig, hier keine Alibi-Befragung zu machen und die Ergebnisse in die Überlegungen tatsächlich auch einzubeziehen und sich ggf. dann auch darauf zu beziehen.
Solche Überlegungen würde ich nicht auf Amtsträger*innen beschränken, sondern diejenigen sollen mitmachen, die mitdenken (und vielleicht auch gestalten) wollen. Auch hier kann man verborgene Talente und Potentiale heben.
Tatsächlich braucht man hier eine*n "Freiwilligen-Manager*in", die/ der bei den Paketen und Verantwortlichen stets den Überblick behält. Diese Person im Vorstand sollte nicht allzuviel andere Aufgaben haben, sollte aber zwingend am Gesamtinfofluss gut angebunden sein.
D.h. nicht, dass die anderen Verantwortlichen im Vorstand sich dann zurücklehnen, sondern sie hören der Basis gut zu und kanalisieren Ideen, Talente und Anliegen und arbeiten dem FM zu - sie leben die Idee und Haltung dahinter, nur dann funktioniert es.
Von der Theorie in die Praxis gedacht kann das z.B. bedeuten, dass dadurch vielleicht tolle neue Vereinsfahrten durch ein neues Mitglied entstehen, während ein jahrzehnte liebgewonnenes Zeltlager aufgegeben wird. Aber auch Dinge wie Materialbeschaffung, Trikotanschaffung, Vereinsmeisterschaften, Ferien-Hallenschließung, Vereinsrangliste, Turnierleitung, ... kann in Pakete geschnürt werden.
Den meisten Mitgliedern ist wichtig, einen überschaubaren Beitrag zu leisten und nicht mit einem Amt eine unüberschaubare Aufgabe abzubekommen. Ein Amt kann alles und nichts bedeuten - und schreckt meistens ab.
Wichtig ist hier in einem Vorstand der gelebte Teamgedanke. Außerdem verändert sich das Kompetenzprofil gegenüber einem klassischen Vorstand. Soziale Kompetenzen wie - kommunizieren, moderieren, zuhören, motivieren - gewinnen an Bedeutung.
Und es bedeutet loslassen von der Überzeugung, selbst immer die einzige und beste Idee zu haben - und am besten zu wissen, was für die Leute gut ist. Im Sinne des Partizipationsprozesses kann es sogar auch mal passieren, eine Entscheidung mitzutragen, die man selbst grundlegend anders getroffen hätte. Die Mitglieder sind nicht blöd und merken genau, ob tatsächlich ihre verantwortliche Beteiligung gefragt ist oder ob es nur eine Scheinbeteiligung ist.
Im engagierten Amateurbereich ist so ein Konstrukt auf jeden Fall sinnvoll.
Auch beim Nachwuchs ist es wichtig, Selbst- statt Stellvertretungsstrukturen zu fördern. D.h. nicht automatisch alles abzunicken. Beratung ist gut und Erfahrung kann helfen, doch sind hier die Nachwuchsverantwortlichen i.d.R. alleine vom Alter her schon die Expert*innen in den Themen der Jugend. Das bedeutet nicht Beliebigkeit, gerade bei der Trainingsgestaltung. Strukturell sollte ein*e Jugendleiter*in in einem Vorstand integriert sein und sich tatsächlich einbringen können. Anreize wie ein Herzensprojekt kann auch helfen. Jugendsprecher*innen können auch helfen, wenn das nicht nur ein zu besetzendes Amt ist, sondern auch mit Leben gefüllt wird.
Kommunikation verändert sich rasant. Einerseits ist es heute wichtig, verschiedene Kanäle nach innen (Transparenz) und außen (Öffentlichkeitsarbeit) zu bedienen. Aber auch gerade bei Fragen von Homepage und Sozialen Medien gibt es heute bestimmt in jedem Verein jemanden mit soliden Kenntnissen. Nach innen ist wieder das Medium wichtig (One-Way-Info z.B. durch Mail, Beteiligung z.B. durch Chat/ Messenger, interaktive Zusammenarbeit z.B. auf Plattform).
Nicht ersetzbar ist allerdings das persönliche Gespräch, entweder 1:1 oder Abstimmung sensibler Themen in Gesprächskreisen.
Bei der Beteiligung ist natürlich wichtig, aus welcher Haltung und mit welcher Transparenz diese initialisiert wird. Basisdemokratie sollte nicht nur eine Floskel sein. Die Mitglieder merken, ob sie ernsthaft Mitsprachemöglichkeiten haben oder nicht. Es ist ja nicht so, dass dies alle einfordern. Oft ist nur wichtig zu wissen, dass sie es könnten und gehört werden, wenn sie sonst Vertrauen zu den handelnden Akteuer*innen haben.
Genannt sei hier z.B. das Verfahren, wie aufgestellt wird. Je größer ein Verein wird, kann man hier Menschen enttäuschen oder verlieren, wenn der Prozess nicht beteiligungsorientiert aufgesetzt ist. Das bedeutet nicht, es jedem recht zu machen, sondern auch Transparenz, Sachbegründungen und ggf. nochmal klärende Nachfragen bei Unwägbarkeiten.
Genauso z.B. bei einer Bewerbung für eine Turnierausrichtung vorher schon Eventualitäten intern zu klären, für Verwendung und Ziel der Einnahmen zu begeistern, ein Orgateam zu bilden und ein Paket zu schnüren.
Findet den Fehler ... vielleicht habt ihr eine Idee, welches Szenario ich favorisiere. 
Weitere Überlegungen:
Bei Szenario 2 möchte ich bemerken, dass es natürlich ein Irrglauben ist, den Schalter umzustellen und dann funktioniert alles reibungslos. Das braucht Zeit, muss sich erstmal im Vorstand entwickeln und dann auch so gewollt werden - und dann muss es bei den Mitgliedern ankommen und von allen gemeinsam gelebt werden.
Aber es lohnt sich!
Allein wenn man sich auf den Weg macht, verändert sich schon die Betrachtung und der Austausch zwischen Verantwortlichen und Mitgliedern! M.E. hilft das, den Verein/ die Abteilung zukunftsfähig aufzustellen.
Aber hier gilt auch immer dran bleiben ... und aktuelle Veränderungen im Auge und Ohr zu haben ... vor allem aber auch zulassen. Es wird nicht nur einmal in der Vereinsgeschichte die Weiche neu justiert, das ist ein ständiger Prozess.
Der spannenden Diskussion hier habe ich noch zwei weitere Kernfragen entnommen.
1.) Infrastruktur/ Umfeld:
Das eine ist natürlich die Frage der Infrastruktur (Stadt/ Land, Erreichbarkeit, Trainingstage, räumliche Möglichkeiten).
Hier gäbe es viel zum Status Quo zu schreiben, was ich mir aber hier ersparen möchte, da ich lieber in die Zukunft blicke. Wichtig ist natürlich eine Analyse, welche Vorteile/ Nachteile die eigene Struktur hat, um dann aber zu überlegen, was man im Rahmen der Möglichkeiten rausholen kann.
Unverzichtbar ist m.E. heutzutage ein guter Internetauftritt, der natürlich aber keine Scheinwelt darstellen soll, sondern das positive Profil des eigenen Vereins herausstellt.
In der anonymeren Stadt mit mehr Fluktuation ist das noch wichtiger. Allerdings ist auch die Stadtteilpräsenz gerade beim Nachwuchs wichtig.
Auf dem Land ist die Präsenz bei sozialen Anlässen wie Festen usw. natürlich besonders bedeutend.
Für den Nachwuchs ist die Nähe zu und Kooperation mit Schulen überall wichtig.
Bei Stadt- wie auch Landvereinen gibt es Gewinner und Verlierer. Die Tendenz geht ganz klar dahin, dass sich größere Vereine/ Sparten durchsetzen und kleinere auflösungsbedroht sind. Hier kann auch der Gedanke von Kooperationen bishin zu Fusionen im Sinne der Sportart sinnvoll sein. Allerdings besteht hier auch die Gefahr von Identitätsverlust. Ich habe leider schon zu viele Vereine sterben sehen, die keine Offenheit außerhalb ihres eigenen Mikrokosmos hatten.
2.) Stellenwert Vereinsleben:
Das andere ist "TT-Angebote vs. Vereinsleben". Es kommt hier klar auf das Profil und somit auch die Grundhaltung eines Vereins und seiner Mitglieder an.
Es gibt diejenigen, die sich weitgehend auf das Kerngeschäft Tischtennistrainings- und spielmöglichkeiten reduzieren und die das drumherum eher als sozialen Druck und unwichtig empfinden. Hier geht es dann mehr um Angebot unter Cost-/ Profitkriterien (nicht nur in Geld gedacht). Vielleicht zieht das eher die Spieler*innen im TT-Tunnel an, die allerdings auch zur/ zum Konsument*in neigen, sich selbst weniger einbringen und ihre Zelte auch immer mal woanders aufschlagen (je nach Liga, Traingsmöglichkeiten, vielleicht sogar nach Obolus) - die i.d.R. sich auch nicht so lange im Verein aufhalten.
Im Kontrast dazu das Profil mit viel Vereinsleben, d.h. das Soziale spielt mindestens eine genauso große Rolle wie das TT. Es spielt eine Rolle, mit wem ich im Verein spiele, ob auch teamübergreifend gespielt wird, ob man sich gegenseitig unterstützt, man nach den Spielen noch bei Speis und/ oder Trank zusammensitzt, etwas gemeinsam unternimmt, es Feste oder gemeinsame Unternehmungen gibt. Das ergibt eine Klammer, die m.E. Verein/ Abteilung nachhaltig stärkt. Geschätzte soziale Verbindungen halten die Spieler*innen auch bei der Stange, wenn es mal nicht so läuft, sie eine Krise haben oder ans Aufhören denken (sie wollen die TT-Freundschaften nicht missen) - und die Bereitschaft zum Selbstbeteiligen ist größer.
Natürlich gibt es auch viele Grautöne zwischen diesen beschriebenen Polen und schlussendlich muss jeder Verein und deren Verantwortungsträger*innen für sich selbst entscheiden, für welches Profil, welchen Stil und welches Ziel sie selbst stehen.
Finde das ein spannendes Thema und hoffe, dass wir alle viel voneinander lernen können und gute Impulse für das eigene Vereinsumfeld mitnehmen. 
Auch wenn die Analyse wichtig ist, finde ich es eher anstrengend, wenn manche hier immer nur und immer wieder Negativszenarien beschreiben und gar kein Interesse daran haben, den Blick nach vorne zu richten. Das lenkt hier unnötigerweise ab und es gibt hier im Forum noch soviele andere Threads zum meckern.
In diesem Thread sind Menschen mit Visonen und keine Pessimist*innen gefragt!